Con l'andare del tempo è probabile che sia le banconote che le monete possano avere dei segni di consunzione tali da renderle illeggibili e pertanto inutilizzabili: in casi del genere è possibile comunque richiedere la sostituzione.
Visti i materiali con cui sono realizzate, non stupisce che siano le banconote quelle per le quali viene più spesso effettuato il cambio: ed è proprio per questo motivo che la Banca d'Italia provvede periodicamente a raccogliere pezzi usurati e a rimpiazzarli con altri nuovi di zecca.
Non è solo l'usura la causa per la quale viene chiesta una sostituzione, dal momento che le banconote possono risultare talvolta anche danneggiate, quindi ad esempio macchiate, strappate oppure mutilate. In caso di mutilazione il cambio viene accordato esclusivamente qualora la parte mancante sia inferiore alla metà del foglio; se dovesse mancare la maggior parte del biglietto, bisognerà provare che la distruzione è avvenuta in modo non intenzionale. In ogni caso la parte residua, unitamente a eventuali altri frammenti, va conservata tra due fogli trasparenti o plastificati, evitando di effettuare riparazioni di fortuna con colla o nastro adesivo.
In genere la sostituzione va richiesta presso uno sportello della Banca d'Italia oppure bisogna rivolgersi a uffici postali o istituti bancari che forniscano questo servizio ai cittadini. Gli incaricati prenderanno immediatamente visione dei biglietti, verificando se i requisiti sono stati rispettati: qualora tutto sia a posto, le banconote potranno essere rimpiazzate.
Se invece vengono rilevate condizioni particolari, come in caso di biglietti mutilati oltre la metà, il cambio non avverrà allo sportello: le banconote verranno inviate all’amministrazione centrale della Banca d’Italia per essere analizzate da un team di esperti, che valuterà se procedere o meno col cambio. Qualora la risposta sia positiva, i biglietti saranno distrutti e il loro valore verrà rimborsato in filiale al richiedente. In caso di esito negativo, il pezzo viene restituito al cittadino, spesso e volentieri per consentirgli di ricercare eventuali altre parti mancanti e ripresentare istanza di sostituzione.
Il cambio avviene sempre in modo gratuito, tranne che quando le banconote risultano macchiate da inchiostro indelebile come quello dei dispositivi antifurto, ovviamente in modo involontario e indipendente dalla volontà del richiedente. In genere il consiglio è quello di non accettare mai biglietti in quelle condizioni, dato che spesso si tratta di pezzi falsi o rubati: non è sempre così, tuttavia, per cui in questi casi viene applicata una piccola commissione.
Cosa accade invece per le monete? La richiesta si può presentare procedendo in questo modo: le monete vanno consegnate compilando un modulo di versamento, firmando anche una liberatoria con cui il richiedente dichiara già di accettare l'esito del conteggio che verrà effettuato dalla Banca d'Italia.
Se il numero dei pezzi supera le 100 unità, il cittadino dovrà confezionarli in modo accurato, provvedendo a inserirli in buste di plastica trasparenti e autosigillanti, ciascuna delle quali conterrà un numero di monete massimo a seconda del valore nominale, ovvero cinquecento per tagli da 1 o 2 euro, mille per tagli da 50, 20 e 10 centesimi, 2mila per tagli da 5, 2 e 1 centesimi.
Ciascuna confezione dovrà contenere 5 indicazioni: nome e cognome del richiedente, taglio delle monete e valore totale della busta, peso della confezione, data di consegna, numero progressivo per ciascuna busta. Per il cambio delle monete sono previste delle commissioni, come specificato sul portale della Banca d'Italia:
- fino a un massimo di un kg di monete per singolo esibitore, taglio e anno non si applicano commissioni;
- per le quantità eccedenti sono applicate commissioni, all'atto del rimborso, pari al 5% del valore nominale delle monete presentate;
- la commissione è incrementata di un ulteriore 15% nel caso in cui il CNAC debba verificare in dettaglio le confezioni, avendo rilevato, in fase di controllo delle confezioni di monete, anomalie rispetto ai requisiti di confezionamento;
- se sono consegnate monete trattate con sostanze chimiche o altre sostanze pericolose le commissioni sono ulteriormente incrementate del 20% del valore nominale delle monete consegnate. Resta comunque ferma la facoltà del CNAC e della Banca d'Italia di rifiutare tali monete.